تاریخچه شکل گیری ۵S یا مدیریت ژاپنی:
نظام ۵S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت ولی ایده اولیه این سیستم ژاپنی نمیباشد.
ژاپنی ها در هنگام بازدید از برخی صنایع آمریکا
(همچون کارخانه های مهمات سازی ، کبریت سازی ، داروسازی ، مواد غذایی ، تجهیزات پزشکی و … ) با پدیده House Keeping (یا خانه داری صنعتی ) آشنا شدند.
نظام ۵S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت ولی ایده اولیه این سیستم ژاپنی نمیباشد.
ژاپنی ها در هنگام بازدید از برخی صنایع آمریکا
(همچون کارخانه های مهمات سازی ، کبریت سازی ، داروسازی ، مواد غذایی ، تجهیزات پزشکی و … ) با پدیده House Keeping (یا خانه داری صنعتی ) آشنا شدند.
مواردی همچون نظافت ، بهداشت ، نظم و ترتیب ، رعایت کامل ایمنی و جلوگیری از حوادث به ویژه انفجار وآتش سوزی ، جلوگیری از انباشت ضایعات و مواد در راهروها و خیابانهای کارخانه و معابر داخل کارگاهها ، ریخت وپاش ابزار و نشت روغن و مواد شیمیایی در کارخانه هایی رعایت می شد که عدم رعایت آنها موجب بروز خطرات و ضایعات غیرقابل جبران جانی ، مالی و اجتماعی گردیده و یا محصول آنها مستقیما با بهداشت و سلامتی مصرف کننده سروکار پیدا می کرد.
ژاپنی ها با مشاهده تاثیر ونقش قابل توجه معیارهای خانه داری صنعتی در ایجاد محیط کاری آراسته ، حفظ ایمنی و بهداشت و غیره برآن شدند تا معیارهای مذکور را در شرکتهای ژاپنی به کار گیرند. تطبیق اصول خانه داری صنعتی با شرایط حاکم بر صنایع ژاپن و بومی نمودن آن منجر به شکل گیری پنج اصل در آراستگی محیط کار گردید و از آنجا که این ۵ اصل با تلفظ S شروع می شد ، ۵S نامگذاری گردیده .
اجرای نظام آراستگی در صنایع ایران :
سابقه معرفی و ترویج نظام ۵S، یاآراستگی در ایران از خرداد سال ۱۳۷۲ و با انتشار مقاله ای در شماره های ۳۲ و۳۴ ماهنامه تدبیر آغاز گردید نویسنده مقاله آقای مجتبی کاشانی بوده که بر همین اساس بعنوان بنیانگذار نظام ۵S در ایران معرفی گردیده است ۰ آقای مجتبی کاشانی دراین زمینه می گوید:
” اینجانب با نظام ۵S در سال ۱۳۶۵ و در یک دوره مدیریتی در ژاپن آشنا شدم و از همان زمان دریافتم که یکی از گمشده های اصلی ما در صنعت است . بامسافرتها و تحقیقات و بازدیدهای مکرر از کارخانه های ژاپنی در آن کشور ( در طول هفت سال ) به درک عمیق آن پرداختم و در سال ۱۳۷۲ به صورت مقاله ای کاربردی آنرا معرفی نمودم ۰ آغاز اجرای ۵S در شرکتهای کارتن مشهد و ایرانیت تهران (سالهای ۱۳۷۴ و ۱۳۷۵ ) بوده که توفیق نسبی آن منجر به شروع اجرای ۵S در شرکت ایران خودرو گردید ۰ “
پنج اصل آراستگی
۵ S خلاصه عبارات Seiri ( سازماندهی ), Seition ( نظم و ترتیب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاکیزه سازی) و Seiketus (استانداردسازی) می باشد. ۵ S نظامی است که در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی که معمولاً با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث , کاهش وقفه کاری , کنترل عملیات تولید و افزایش بهره وری در محیط کار عنوان نمود. بطور کلی هدف نهایی ۵ S پیشگیری از اتلاف است. علیرغم اینکه سیستم ۵ S به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نیز خیلی ساده به نظر می آید ولی عموماً سازمانها و واحدها برای پیاده کردن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو کرد. در واقع تحقق ۵ S از آن رو دشوار است که مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و ماموریتهای آن بصورت صحیح اطلاع کاملی ندارند. بنابراین اجرای نظام ۵ S و تدارک بستر مناسب برای انجام آن تا زمانی که اصول آن به خوبی شناخته نشده کاری بسیار دشوار است. به همین خاطر به منظور آشنایی مختصر مدیران با این روش هر یک از این اصول به اختصار معرفی می گردند.
۱) سازماندهی ( Seiri )
این اصل یکی از مهمترین و بنیادی ترین اصول ساماندهی است. در این مرحله باید وسایل غیرضروری هر قسمت تعیین و آنها را از وسایل مورد نیاز و ضروری جدا ساخت.
اگر به اطراف خود نگاه کنید به وسایلی بر می خورید که مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست که در آینده مورد استفاده قرار بگیرند. لوازمی مانند الکتروموتور معیوب یا چرخ دنده ای که شکسته و مورد استفاده نیست، نقشه هایی که دیگر به کار ما نمی آیند و ماشین حسابی که مدتی است خراب است یا سی دی هایی که دیگر نیازی به آنها نداریم داخل کشو یا روی میز رها شده اند.
باید به آموزش صحیح به کارکنان شرکت از انباشته شدن وسایل غیرضروری در کارگاهها و دفاتر، کشوی میزها، کمدها و زوایای مخفی ماشین آلات می شود جلوگیری کرد. با توجه به اینکه تصمیم گیری برای غیرضروری بودن برخی وسایل، ممکن است در حیطه اختیار مدیریت ارشد سازمان و یا مدیران رده بالاتر باشد، می توان فهرست هایی از این وسایل تهیه و پس از تکمیل، آنها را برای تصمیم گیری نهایی برای مدیر ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال کرد.
برخی از سازمانها روش خوبی برای مشخص کردن وسایل غیرضروری دارند. این سازمانها در ابتدای هر ماه، برچسب قرمز رنگی (Red Tag) روی وسایلی که غیرضروی به نظر می رسند میزنند و در صورت استفاده در طی ماه آن را بر می دارند. در پایان ماه اگر وسایلی باشند که برچسب آنها برداشته نشده باشد آن وسایل را به عنوان لوازم غیرضروری از لوازم ضروری جدا می کنند.
جالب است بدانید امروزه در دنیا موضوعی به نام (Feng Shui) مطرح شده است که قدمت بسیار زیادی دارد و ریشه در فرهنگ کشور چین دارد. طبق اصول این روش، آثار و انرژی های حاصل از ایجاد انباشتگی ها و
بی نظمی ها در محیط مورد بررسی قرار می گیرد. بر اساس اصول فنگ شویی انسداد انرژی در هر محیط ناشی از سه عامل آلودگی فیزیکی، انرژی ساکنان قبلی و انباشتگی و درهم ریختگی است که این موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است.
سازماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه ۵ S سازماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیر ضرور , اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیر ضروریهاست. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید ( جمع آوری و بایگانی مناسب روزنامه ها و صورتجلسات … ).
• رفع عیوب و خرابیها ( تعمیر ملزومات اداری , تجهیزات فنی و خودروهای مورد استفاده… ).
• مبارزه با علل آلودگیها ( استفاده از دستگاههای تهویه مطبوع , ممنوع کردن کشیدن سیگار در محل کار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتی از ذخیره آب… ).
• بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل آلودگی ( بسته بندی مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگیر در پنجره ها و درپوش برای فاضلابها… ).
• تمیز کردن محل کار ( شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده , نظافت در انبار , جمع آوری روغنهای مستعمل… ).
• جلوگیری از آلودگیهای کف سالنها (شستشوی منظم سالن تعمیرگاه , مشبک نمودن جایگاههایی که آلوده کننده هستند مثل تعویض روغنی و نقاشی… ).
• حذف آلودگیهای گرد و غبار ( استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن تعمیرگاهها , استغاده از فیلترهای صافی هوا… ).
• سازماندهی انبارها ( استفاده از سیستمهای نوین انبارداری… ).
۲) نظم و ترتیب ( Seiton )
اصل دوم از مجموعه پنجگانه ساماندهی محیط کار SEITON به معنی مرتب کردن است که باید بلافاصله بعد از اجرای اصل اول به اجرا درآید. در این مرحله با وسایل باقیمانده باید به گونه ای در محیط کار قرار گیرد که به راحتی در دسترس قرار گیرند و دارای ظاهری آراسته باشند.
نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز , بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار , در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل مورد نیاز را دقیقاً شناسایی کرده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نماییم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم , در محل کار قرارداده یا با خود حمل کنیم. ( نصب ابزار آلات بر روی بوردهای مخصوص در تعمیرگاهها , تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری… )
• اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم , در جایی دور از دسترس قرار دهیم. (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد… )
• اشیایی را که استفاده نمی کنیم دور بریزیم( دور ریختن برگهای زائد… ).
• استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود , استقرار ابزار آلات و تجهیزات در جای مناسب در تعمیرگاهها پس از استفاده… ).
• آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( یافتن سوابق از بایگانی , سهولت دسترسی به ابزار در تعمیرگاه… ).
• علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء ( نشانه ها و علائم مربوط به تعمیرات در سالن تعمیرگاهها , مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت ).
• نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب… ).
• طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن , طراحی زیبا و خوانا بودن… ).
• استقرار کارکردی مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشی به ابزارها و تجهیزات.
( جدا نمودن قطعات معیوب از بقیه در انبارها , چیدن قطعاتها در پالتهای انبار مطابق با اصول انبارداری , استفاده از سیستم fifo )
۳) پاکیزه سازی ( Seiso )
پس از اینکه وسایل غیرضروری پاکسازی و وسایل ضروری به شکل مناسبی شناسه گذاری و منظم شدند می بایست با پیاده سازی این اصل محیط کار پاکیزه و چشم نواز شود.
در بسیاری از شرکتها۵ دقیقه اول شروع کار و در برخی از شرکتها زمانی در پایان کار برای این منظور اختصاص یافته است و هر فرد وظیفه دارد در مدت۵ دقیقه میز و محیط کار خود را تمیز و مرتب کند. در بعضی از شرکتها این کار توسط کارگران بخش خدمات انجام می شود که البته حالت مطلوب این است که کارگران خدماتی فقط مناطق عمومی را نظافت کنند و محیط کار و دستگاههای مربوط به هر نفر توسط خودش نظافت شود.
در دیدگاه ۵S پاکیزه سازی عبارت از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی است. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تاکید در این بخش از نظام ۵S قرار دارد. برخی از لوازم , تجهییزات و مکانها , لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند , بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست , بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• آسان سازی و پاکیزه سازی و بازبینی ( بازرسی و بازدید مدیریتها از مجموعه تحت پوشش خود …).
• مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار ( حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل …).
• انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر جهت رفع مشکلات جزئی
• پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است ( زیر میزها , گوشه های اتاق , زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی …).
• فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای تمیز کردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار… ).
۴) استانداردسازی ( Seiketus )
این اصل شامل استاندارد سازی و تهیه استانداردهای لازم در هر شرکت یا سازمان است. هدف این اصل اجرای برنامه هایی به منظور حفظ و نگهداری نتایجی است که از پیاده سازی اصول اول تا سوم بدست آمده است.
در اجرای این اصل، اصول مهندسی و رعایت برخی استانداردها مفید خواهد بود. این اصل در نگهداری و تعمیر ماشین آلات کارخانه اثر فوق العاده ای دارد و باعث افزایش بهره وری می شود. برای پیاده سازی این اصل می بایست علایمی را مانند عالیم راهنمایی و رانندگی وضع و اجرا کنید. این علایم باید برای همه کارکنان به سادگی قابل درک و فهم بوده و گیج کننده نباشد.
چند اقدام مناسب برای اجرای استاندارد سازی عبارتند از:
۱- برچسب گذاری (Lable) : مثلاً برچسب هایی برای نام و وضعیت دستگاهها، کالیبراسیون، روغنکاری، درجه حرارت، برچسبهای حساس به حرارت و …
۲- مشخص کردن محدودیتها (Limit Indicators) : مشخص کردن محدودیتها به گونه ای که به راحتی قابل درک باشند مثل علامتگذاری نقاط عادی و خطر روی درجه ها و یا مشخص کردن محل قرار دادن هر وسیله در جای خود با علامت خاص.
۳- افزایش میدان دید (Increased Visibility) : استفاده از پوشش های شفاف، طلق ویا شیشه برای مشاهده عملکرد و یا حرکات ماشین.
استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی , سازماندهی , نظم , ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت , محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعمیرگاهها , انبار و دفاتر اداری… ).
• علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص ( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار کارکرد با لا … ).
• علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حرکت خودروها در تعمیرگاه و استفاده از تابلوی راهنمای واحدهای طبقات در معابر ورودی ساختمانها… ).
• برچسبهای نشاندهنده قطعات اصلی ( استفاده از برچسبهای ویژه شرکت از قبیل هولوگرام , بارکد و … ).
• رنگهای هشدار دهنده.
• علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و و.سایل ایمنی و راهنمای از سیستم اطفای حریق … ).
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از ابزار آلات و تجهیزات ویژه .. ).
• برچسب مواد حساس.
• برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها … ).
• استقرار اشیاء به نحوی که بتوان از آنها سریعاً استفاده نمود و آنها را کنترل کرد.
۵) انضباط ( Shitsuke )
تاکید خاص در اجرای این اصل روی بازدهی و عمل به قوانین موجود است.
SHITSUKE یا انضباط (Discipline) در واقع محور عمده، سنگ زیربنا و چرخ دنده اصلی حرکت برنامه Five S است. در این قسمت باید برای انتقال عقاید و افکارمان به دیگران روش مناسبی انتخاب کنیم. در این بخش از برنامه ساماندهی می بایست با طراحی برگه ها وچک لیست های مناسبی در قالب یک سیستم منسجم و پویا برای کنترل و انجام بازدید هایی به منظور کسب اطمینان از انجام صحیح امور استفاده کنیم. نکته مهم در این بخش این است که اجرای صحیح و کامل برنامه Five S کارکنان می بایست از شروع کار آموزشهای لازم را ببینند.
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه , آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیندی , تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید و به این نکته تاکید شود که : انضباط اصلی جدایی ناپذیر از ایمنی صنعتی است. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• تمرین نظم و ترتیب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط … ).
• تمرین وقت شناسی ( آموزش , استفاده بهینه از زمان , بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات … ).
• پوشیدن کفش ایمنی.
• تمرین اقدامات ضروری ( استفاده از تجهیزات ایمنی … ).
• توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در تعمیرگاه وشرکت … ).
• نگرش مدیریت به فضاهای عمومی ( ایجاد فضاهای سبز و یا امکانات رفاهی در محل کار…
